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时间管理与项目管理

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时间管理与项目管理论述

不能管理时间,便什么也不能管理。那么项目管理的时间怎么进行管理呢,我们一起来看看下面的文章!下面就让小编给大家带来时间管理与项目管理,希望大家喜欢!

时间管理与项目管理

“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的。但工期托延的情况却时常发生。它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。

时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。如果只图节省时间,把这些前期工作省略,后面的工作必然会走弯路,反而会耽误时间。项目一开始首先要有明确项目目标、可交付产品的范围定义文档和项目的工作分解结构(WBS)。由于一些是明显的、项目所必须的工作,而另一些则具有一定的隐蔽性,所以要以经验为基础,列出完整的完成项目所必需的工作,同时要有专家审定过程,以此为基础才能制定出可行的项目时间计划,进行合理的时间管理。

强化第一时间观念

做任何事情都需要占用时间,时间是最稀有的资源,因此,必须强化在“第一时间”内完成任务的观念。“第一时间”观念至少应包括三方面的含义:一是严格遵守作息时间,在规定时间段内的“起始点”完成任务;二是充分地利用时间,不占用、不浪费任何一块时间;三是有效地利用时间,提高工作效率。时间观念是一个意识上的问题,是工作责任心的一个方面,它不像上班打卡那样的标准化、形式化,但拥有了它,却比打卡更管用,因为时间观念对于员工来讲是内因、是根本,打卡只是外因、是手段。所以,项目经理应当利用各种可以利用的时机和场合,采取各种不同的手段和方法来强化项目团队成员的“第一时间”观念,增强整个团队和每个人的责任感、紧迫感,在第一时间完成任务的意识。在此基础上,通过培训、自我学习、实践、工作交流等方法,提高项目团队成员的专业水平和团队的整体协调能力,争取实现项目的“普遍提速”,提高整个团队竞争力。

建好一个时间日志

建立一个 “时间日志”,完整、准确记录你的时间是怎样花费掉的。这既是时间管理的开始,也是时间管理中一项重要的准备工作。项目经理不但自己要这样做,而且要督促团队成员都要养成这样一个良好习惯。对于这个问题,不能靠回忆来讲做了些什么,因为“想象”和“现实”常常有很大的不同,甚至有时会完全不同[4]。在通常情况下,可以根据需要选用适合个人特点的时间管理的工具,也可以每半个小时自己手动记录一次时间的使用情况,每两周或一个月对记录情况进行一次分析。这样就会发现自己在时间利用上不合理的地方,从而找到改进时间管理的办法。记录时要注意三点:一是时间间隔不要太短,防止产生负面效应;二是不要在一个时间周期(如一天)结束之后再去填写,防止记录结果带有欺骗性;三是记录“时间日志”贵在坚持,不能三天打鱼,两天晒网。

项目管理与时间管理阶段

活动定义

将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务,这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。在项目实施中,要将所有活动列成一个明确的活动清单,并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式,以便于项目其他过程的使用和管理。当然,随着项目活动分解的深入和细化,工作分解结构(WBS)可能会需要修改,这也会影响项目的其他部分。例如成本估算,在更详尽地考虑了活动后,成本可能会有所增加,因此完成活动定义后,要更新项目工作分解结构上的内容。

活动排序

在产品描述、活动清单的基础上,要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里,既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系,也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作,例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间,是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法,最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法,也称为单代号网络图法。

活动工期估算

项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算数据,将其文档化,同时完善并更新活动清单。

一般说来,工期估算可采取以下几种方式:

1)专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。

2)模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的.估算基础,计算评估工期。

3)定量型的基础工期。当产品可以用定量标准计算工期时,则采用计量单位为基础数据整体估算。

4)保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。随着项目进展,冗余时间可以逐步减少。


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