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时间管理的四种方法

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时间管理的四种方法_时间管理

知识管理是一方面,它可以帮人快速加工、收藏和定位有价值的信息;时间管理又是一方面,它能够使人按照既定的计划行动,而不是被一件接一件的工作弄得无所适从。下面是小编为大家介绍的时间管理的四种方法,一起看看吧。

时间管理的四种方法

1. 制作任务列表

许多人都有自己的任务列表,这里的 5 种列表仅供参考。

"工程" 列表记录大块的工作,如撰写产品性能评论,为轿车安装新轮胎等

"步骤" 列表列举当前正在进行的工程的`下一步骤,如阅读研究报告、打电话通知同事参加下周的会议等等

"等待" 列表记录那些需要依赖别人才能完成的活动

"日程" 列表记录那些有时限的任务或具体到某天进行的工作

"即兴" 列表记录那些可以自由安排的工作,如去迪士尼乐园玩

2. 不要陷入收件箱中

收件箱一天只要查看一次就够了,一次只处理一项;在决定如何处理前一项之前,不要去查看后一项;一旦将某一项处理完毕,就不要再回头。

3. 两分钟原则

任何时候遇到两分钟内就能做完的事,立刻将它们做完。

4. 做出每周工作总结

每周五花上一点时间总结本周工作并安排下周的任务列表,处理一些不很紧要的文档和笔记,同时考虑接下来要做的事。

对终日坐在电脑前的 IT 玩家来说,最大的麻烦就在于有时会在不知不觉中耗掉大半个工作日,所做的工作却并不是多重要,多半是看看新闻,听听音乐,聊天收信写博客之类。也正是为此,我才会挖空心思研究如何让电脑为人所用而不是浪费人的时间。

掌握时间管理的基本原则

时间管理的对象不是时间,而是每时每刻发生在我们身边的事件,探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。时间管理的关键是把每一件事情都能够控制得很好,合理有效地利用可以支配的时间。时间在使用过程中,确实存在着一些基本原则。如果我们掌握并遵循这些原则,就会使时间很好地为我们所用;如果不了解、不遵循这些原则就可能将时间浪费。

(1)方便性原则

时间管理的目的是为了节约时间,有效利用时间,不管采用什么方法,使用什么工具,都应该坚持把方便性作为第一原则,只有做到了方便,才能快捷、熟练、高效。如果采用的工具、方法过于复杂,或自己不熟练,只能浪费时间,得不偿失。尽管我们进入了网络时代,但就时间管理的工具来讲,传统的笔和纸仍然是方便、快捷的;就时间管理的方法来讲,制定一个简单的日程表仍然是灵活、高效的。

(2)80/20法则

20世纪初期,意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕累托提出了“80/20法则”,即在任何特定群体中,重要的因子通常只占少数(20%),而不重要的因子则占多数(80%),因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。将“80/20法则”用在时间管理上,就是20%的工作时间会带来所有效益的80%。也就是说,处理最重要事务的20%的时间,将会带来80%的成效;而如果将工作花费在琐碎的多数问题上,就算花了80%的时间,也只能取得20%的成效。“出色”地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。所以,科学时间管理,不仅需要停止浪费时间的行为,更要有清楚的任务规划和管理意识。在控制时间总量的前提下,把高效的时间用到高效的工作中,进而把20%的时间持续扩大化。

时间管理要做好就要利用好碎片化时间

随着智能手机、手提电脑等电子设备的普及,微信、微博、短信、邮件等成为人们随时随地进行沟通联系的手段。工作时间里,我们收到越来越多的与工作无关的信息,手机不停地响使得我们难以全身心地投入重要的工作,甚至时不时地看微信和邮件,生怕错过什么重要的信息。生活中,出门离不开手机,在家离不开屏幕,各种手持设备让我们随时随地在回邮件,我们连睡觉都跟手机在一起。手机屏幕、电脑屏幕和电视屏幕,这三幕将我们的时间分割得越来越零碎,我们的注意力越来越难以集中。

2004年,美国加州大学欧文分校的信息学教授格洛里亚·马克(Gloria Mark)带着她的研究生在两个美国的科技公司对那里的员工做了1000个小时的观察。他们发现,办公室里的员工平均每11分钟就会被电话、电子邮件或同事打扰一次,而他们的注意力重新回到早先的任务上则需要25分钟之久。

神经科学家研究显示,人们着迷于微信、微博,有种无法抑制的冲动去查看最新消息,这可能与大脑中的多巴胺有关。多巴胺是一种在大脑许多区域都会分泌的物质,它促使人们去寻找报偿,它让人们“想要”。有了互联网,由多巴胺带来的欲望能够快速得到满足。比如想要跟朋友说话,那就立即发一条微信给他,在半分钟之内就得到了回复,然后你就想要继续回复。这形成一种“想要”和“满足”的循环,每一次满足都带来更多的欲望。电子设备持续提供社交信息,而我们不知道新的信息在什么时候到达,也不知道新的信息是什么,这是造成设备令人成瘾的最重要原因。


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